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會議策劃方案是會議活動各項策劃意圖的書面形態,是會務工作機構根據領*者的意圖和指示制定的詳細周密的書面方案。它是會議籌備工作的依據,是會議籌備工作有序進行的保障。會議策劃方案經領*者審核批準后由會務工作機構具體實施。

會議策劃方案主要包括會議概要(會議主題、會議時間、會議地點、與會人員等)、會議日程及相關事務、會議預算以及其他需要說明的事項，會務會展服務

會展是指會議、展覽、大型活動等集體性活動的簡稱。其概念內涵是指在一定地域空間，許多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的傳遞和交流信息的群眾性社會活動，其概念的外延包括各種類型的博覽會、展覽展銷活動、大型會議、體育競技運動、文化活動、節慶活動等，會務會展服務

會議前期的準備工作，是辦公室工作的一項重要內容。辦公室文員應協助相關*導和人員做好前期的各項準備工作。

1.確定會議名稱、時間和地點

（1）確定會議的名稱。會務會展服務

名稱一定要與內容相符，妥帖恰當。確定會議名稱，通常有以下幾種情況。

用通稱，如辦公會、常*會、常*會。*政機關和企事業單位一般以此為例會名稱。

用組織名稱代替會議名稱，如*的各級代*大會、各級人民代*大會等。會務會展服務

用參加人員的職務命名，如省長會、市長會、廳（局）長會、廠長會、校長會，等等。

根據會議內容確定，如經濟工作會、計劃工作會、農村工作會、教育工作會，等等。

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簽到簿、名冊

簽到簿的作用是幫助了解與會人員的多少，分別是誰，一方面可以使會議組織者查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便與會人員盡快地掌握各位參加會議人員的相關資料，加深了解，彼此熟悉。會議服務費用

3.黑板、白板、筆

在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然現在視聽設備發展得很快，但是傳統的表達方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬*筆、板擦等配套的工具也必*可少。會議服務費用

4.各種視聽器材

新科技產品，如投影儀、幻燈機、錄像機、激光指示筆或指示棒等視聽設備，會議服務費用，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用。如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來。有時需要立即把會議的結論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機

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會展場館要做到人性化的服務，首先要分析會展活動的類型。不同的會展活動對場館的服務要求有很大的區別，如展銷會和純粹的會議不同，純粹的會議和大型節慶活動不同，因此分清活動的性質能有針對性地提供相應的服務。其次，場館管理者可以對會展活動的參與者進行分析，將其劃分為不同的類別，并根據各個類別的參與者進行行為特點分析，提供有針對性的差異*服務，從而滿足大部分參與者的需求。*后，場館的人性化服務需要對工作人員進行教育和培訓。優良的服務質量實際上是來自于場館現場工作人員的表現，一個溫暖的微笑、一個知心的問候都會給人以溫馨的感覺。會場會展服務

6、會展場館要做到人性化的服務，首先要分析會展活動的類型。不同的會展活動對場館的服務要求有很大的區別，如展銷會和純粹的會議不同，純粹的會議和大型節慶活動不同，因此分清活動的性質能有針對性地提供相應的服務。會場會展服務

7、場館管理者可以對會展活動的參與者進行分析，將其劃分為不同的類別，并根據各個類別的參與者進行行為特點分析，提供有針對性的差異*服務，從而滿足大部分參與者的需求。

如何迎接客人？

一是確定迎送規格。通常遵循身份相當的原則，即主要迎送人與主賓身份相當，當不可能完全對等時，可靈活變通，由職位相當的人或由副職出面。其他迎送人員不宜過多。會場會展服務

二是掌握到達和離開的時間。準確掌握來賓到達和離開的時間，及早通知全體迎送人員和有關單位。如有變化，應及時通知有關人員。迎接人員應提前到達迎接地點，不能太早，更不能太遲，甚至遲到。送行人員則應在客人離開之前到達送行地點。

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